職種にはよりますが、多くの仕事は、一日のサイクル、一月のサイクル、年間のサイクルなどが存在すると思います。
今日は昨日と同じような仕事をしていたり、今月は先月同じような仕事をしていたり、今年は昨年と同じような仕事をしていたりということです。
そういう仕事であれば特に、仕事上の出来事を記録する日誌を付けることが仕事の効率化に大変役立ちます。
以前の記録をなぞるように仕事をすれば、もれなく同じ仕事を遂行することができるからです。
今回は、副業者のための本業で残業しないパソコン活用術として、『エクセルで業務日誌を作成する』ということについて、動画を用いて丁寧に解説していきたいと思います。
忙しい方は、動画下の倍速視聴方法をご覧ください。
YouTube動画を倍速再生する方法【動画解説】
YouTube動画を倍速再生する方法【画像解説】
あなたは日々の仕事の記録、つまり業務日誌をつけていますか？
私は、仕事の効率アップのためには、
下記のように、エクセルを使って、業務日誌を作成することをおすすめします。
業務日誌をつけると、いつ誰と何をしたのかがすぐにわかります。
職種によると思いますが、
毎年毎年ほぼ同じ仕事をしていると思います。
そのような職場では、業務日誌を１年間つけ続けると、
次の年には、前年度の業務日誌を、
今年度のスケジュール表として使用することができるのです。
新しい仕事というのは苦労するものです。
部署が異動した時など、
わからないことだらけで大変苦労しながら、仕事を覚えたものです。
仕事であるイベントを開催したことがありました。
前任者に尋ねながら、手探りで漏れのないように考えながら、
業務にあたりました。
そして、もちろん、その時もエクセルで業務日誌をつけており、
何月何日にどこの業者に何をどれだけ発注したかとか、
誰に何をお願いしたかなどといったことをその都度、
こと細かく記録するようにしていたのです。
はじめての年は、残業してでも漏れのないように注意しながら、
業務にあたらざるを得ませんでした。
そして、その部署での２年目の年も同じイベントを担当することになったのですが、
その時は、前年度につけていた業務日誌を使用して、
日付順に順番に記録していた内容を読み、
それにしたがって業務をこなし、終わった項目はフォントの色を変えて
一目で、わかるようにしていきました。
その結果、漏れやミスなく、ノー残業で同イベントを成功させることができました。
２年目の年には、１年目にしっかりと業務日誌を付けていたおかげで、
いわば、時系列情報を伴ったチェックリスト（いつ、何をしなければならないか）
として使用することができたわけです。
そして、このエクセルでつけた業務日誌は、
前項で紹介した検索機能を使用することによって、よりその威力が高まります。
例えば、電話番号とともに、相手先に電話したという記録をとっていたら、
相手先の名前を検索することで、電話番号を調べることが出来ます。
上司に進捗状況の報告を求められても、
必要事項を即座に検索して、報告することができるのです。
しかも、この業務日誌があれば、自分が他部署に人事異動した際に、ただちに引継ぎ資料になります。
こういった記録は、はじめのうちは手間かもしれませんが、
後々の自分を楽にさせるものですので、面倒だと思っても
行っていくようにするとよいでしょう。
そして、それにより、仕事の効率が上がり、
残業時間を減らせるようになれば、早々に帰宅して、
空いた時間を副業ネットビジネスにあてることが出来るのです。
動画内では、より詳細かつ丁寧に解説していますので、
ぜひご覧になってくださいね。
