仕事の効率をアップさせるためには、整理整頓は大切です。
特に日常的に書類を扱うことが多い仕事の場合は尚更で、仕事のスピードは書類の取り扱い方に大きく左右されます。
そこで、今回は、副業者のための本業で残業しない方法として、『トレーを活用して効率アップ』というテーマで書類の整理術について動画を用いて丁寧に解説していきたいと思います。
忙しい方は、動画下の倍速視聴方法をご覧ください。
YouTube動画を倍速再生する方法【動画解説】
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私は、雇われて働いていた時代、
デスクの右手に、１００円ショップで買った
書類整理用のトレーを使用していました。
発生した書類は、カテゴリ分けしたファイルに綴り、
定位置に置いておけばよいのですが、綴れる状態になるまでに
何らかの処理が必要なものも当然あります。
例えば、何らかの申請書類を受け付けたら、その申請の目的である事務処理をしたり、
上司の確認を受けなければならなかったりするでしょう。
そういった処理途中の書類を整理するために、
この１００円ショップで買ったトレーが大変有効なのです。
私は、下記の画像の様な形で使用していました。
以下では、より詳細にトレーの使い方について解説していきます。
トレーの使い方
雇われ働いていた時には、私は基本的には３段のトレーを使っていました。
一時期、最大５段に増やしたことはありますが、基本的には３段です。
何でもかんでも書類を放りこんでいけばよいわけではなく、
もちろん、それぞれの段に応じた役割があります。
具体的には、それぞれの段には次のような分類をしていました。
１．最上段（未処理トレー）
受け付けたばかりで、まだ手つかずの状態の書類を入れておく。
回覧書類等もここに置いてもらう。
２．真ん中の段（処理中・保留トレー）
処理中の書類、横槍が入って中断しているものや他部署や相手方からの
何らかのアクションがないと処理が進まず中断している保留中の書類などを入れておく。
３．最下段（完了トレー）
処理が完了し、綴るのを待っている状態の書類を入れておく。
処理完了後、ただちにファイルに綴る場合は、
必ずしもこのトレーは必要ではないものの、ある程度処理済みの書類がたまってから、
まとめてファイルに綴る方が効率がよいことと、文書を送付した後に相手方からの
電話問い合わせなどに備えるためにも、完了トレーはあったほうがよいと思う。
以上が、私が行なっていたトレーの活用法です。
このように分類して、トレーに収納しておくことによって、
これからしなければならない仕事、進行中の仕事などを簡単に把握することができます。
また、未処理である最上段のトレーにできるだけ書類を
ためないようにと意識することで、仕事のスピードも上がります。
ここまでは、基本の説明です。
それぞれの職場や部署によって、事情が違ったりすることもありますので、
段数を増やしたり、何らかの別の役割を持たせるなり、
ご自身が仕事のしやすいような形で応用して取り入れていただけるとよいと思います。
【その他の注意】
ここで、トレーを活用する際の注意事項をいくつか補足しておきます。
トレーの置き場所にまで気を配る
トレーを置く場所についてですが、
できれば、自分のデスクの上の利き手側の方がよいと思います。
私は右利きでしたので、デスクの右側にトレーを置いていました。
おそらくこのトレーには、１日のうちに、
本当に何度も書類を出したり入れたりすることになると思います。
そのため、よりコントロールの利きやすい利き手側の方が効率が上がると思うからです。
利き手でなくとも、ペンを手放さずに書類を取れるから利き手でない側に
トレーを置く方がよいと考えられる場合はもちろんそれはそれで構いません。
要は、取り出しやすく入れやすいように、あるいはより効率が上がるように、
置き場所にも配慮するべきだということです。。
レターケースではなくやはりトレーを使う
トレーと似たようなものではありますが、
１，０００円程度で販売されている簡易なプラスチック製
の引き出し（レターケース）があります。
これでも似たような使い方は出来ますが、
書類の出し入れは格段にしづらくなります。
書類の出し入れにわざわざ引き出しを開けなければならない上に、
書類を取り出す際には、一度書類の束を持ち上げないと
必要なものを抜き出せないからです。
また、各引き出しの高さが決まっているため、
書類が溢れてしまう恐れがありますし、
そうなったら、引き出しの開け閉めも億劫になってしまいます。
さらに、トレーに比べ、拡張性も乏しいです。
よって、やはりレターケースではなく、トレーを使うのが良いと考えています。
ただし、各部署で扱う書類の内容が個人情報に関わるようなことであれば、
机上に見えやすい状態で晒しておくのは問題があるかもしれません。
そうした観点からは、レターケースの方が好ましい場合もあります。
それぞれの職場の考え方なども関わってきますので、
それぞれの職場にあった形で取り入れていただけるとよいでしょう。
トレーに置く書類はクリアフォルダーに収納する
トレーに入れておく書類は取り出しやすい形にしておく必要があります。
ここで扱う書類はずっと貯めておくものではなく、常に入れ替わりがあるからです。
そこで私は、より書類の出し入れがしやすいように、
トレーに入れる書類をクリアフォルダーに収納してから、
トレーに入れるようにしていました。
多くの場合、書類は１枚だけではなく、数枚にわたることが多いと思います。
例えば、申請書を受け付けたら、
補足情報や添付資料などが添付されることが通常だと思います。
それら複数枚にわたる書類をゼムクリップなどで留めて束ねておく
というやり方もあるのでしょうが、それでは、トレーから書類を出し入れする際に
クリップが外れたり、既存の書類を引っ掛けたりして、ストレスがたまります。
しかし、クリアフォルダーを使用すればこのようなことを防げます。
なおかつ、クリアフォルダーであれば、素材が透明ですから、
中にどのような書類が入っているかすぐに判別することができます。
（というわけで、クリアフォルダーは無色透明のものを使用するのが良いです。）
仕事の業種や部署によって、異なる部分はあるでしょうが、
日常的に書類を扱うことが多い仕事でしたら、この方法を活用すれば、
書類の処理状況毎に応じた書類が瞬時にわかりますので、
仕事のスピードが上がると思います。
仕事の効率アップによって、もたらされた自由時間は
早く帰宅して、副業ネットビジネスにあてましょう。
動画内では、より詳細かつ丁寧に解説していますので、
ぜひご覧になってくださいね。
