書類の整理は、とても大切です。
書類探しに使う時間は『無駄』以外の何者でもありません。
整理整頓が適切にできていると、業務効率が上がるのは当然のことながら、周囲からの評価も好転し、残業なども減らすことが出来ます。
今回は、副業者のための本業で残業しない方法として、『書類整理のテクニック』について、動画を用いて丁寧に解説したいと思います。
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事務系の仕事であれば、職場に様々な書類があふれていることと思います。
そして、求めている書類がすぐに見つからない場合、
書類探しタイムは無駄の極みです。
必要な書類がぱっと出てこないことは、
積み重なれば大変なロスとなります。
窓口や電話等、クライアントに対応をしていて、
その対応のために必要な書類がパッと出てこなかったら、
大変慌てることになり、お客や相手に迷惑をかけることになります。
そして、整理整頓ができておらず、書類紛失ということになれば、
最悪の場合、職場内で処分すらされてしまいかねません。
ここでは、私が実践していた書類整理のテクニックについて説明します。
カテゴリを決める
事務系の職場で扱う文書には様々なものがあると思います。
書類整理を行うための出発点は、
まず、それらをカテゴリ分けすることです。
多くの場合は、事業毎に分類し、
「～関係書類」などと分類するのが良いと思います。
わざわざ、分類するほどの分量のないような文書なら、
そういったものばかりを集めた「雑款」という分類を作れば良いでしょう。
ファイルを作る
書類のカテゴリ分けが済んだら、それを綴るためのファイルを作成します。
書類の分量に応じて、ファイルの厚みや種類
（フラットファイルやチューブファイル等）を変えます。
そして、作成したファイルには当然のことですが、
どんな書類が綴られているかを示す背表紙を付けます。
背表紙は検索のスピードを上げるために必ず必要なことですので、
必ずしたほうがい良いです
定位置を決める
カテゴリを決めたあとは、
それぞれのカテゴリの文書をどこに置くかということを決めます。
文書には様々なレベルのものがあると思います。
どのようなものかと言えば、
１．担当である自分だけが見る文書
２．係員全員が見る文書
３．課員全員が見る文書
などといったレベルです。
これら、１．～３．のそれぞれのレベルによって、
その文書を置いておく場所は必然的に決まってきます。
当たり前のことであり、わざわざ書くまでもないことかもしれませんが、
「１．担当である自分だけが見る文書」は自分のデスク
「２．係員全員が見る文書」は係の共用スペース
「３．課員全員が見る文書」は課の共用スペース
に置くこととなります。
この当然のことができていないと、大変効率の悪いことになります。
例えば、「１．担当である自分だけが見る文書」を
課の共用スペースに置いていたら、それを取りに行くために、
わざわざ席を立たなければならなくなり、時間の無駄です。
また、「２．係全員が見る文書」や「３．課員全員が見る文書」を
個人のデスクに置いておいたら、その書類がどこに置いてあるのか分からず、
他の係員や課員が困ることになります。
この定位置を決める際には、それぞれのレベルの文書をどの場所に置くのが、
都合が良いのか同僚と話し合って、行うようにしてください。
書類は立てる
書類は背表紙が見えるように立てて置くことが大切です。
書類整理が下手な人というのは、かつての私がそうだったように、
書類を寝かせて、上に積み上げていってしまいます。
しかし、そのようなやり方だと、書類の検索も困難になりますし、
たとえ見つかったとしても、上の書類の重みで取り出しにくいです。
下の書類を無理に取り出そうとすると、場合によっては、
上の書類が崩れてしまい、それをリカバリするためにまた時間のロスが生じてしまいます。
取り出しやすさ、検索のしやすさの観点から、
書類は背表紙が見えるようにして、立てて置くのがよいと思います。
立てるのが難しい場所であれば、ブックスタンドを利用すればよいです。
発生した文書は必ずカテゴリにしたがって綴る
発生した文書は必ずカテゴリにしたがって綴ってください。
そうしないと、せっかくカテゴリ分けをした意味がありません。
書類を綴ったファイルは必ず定位置に戻す
書類を綴るファイルを作り、名前を付け、そのファイルを置く場所を決めました。
この決めた定位置は、そのファイルにとっての「住所」のようなものです。
あるクライアントに会いにいくとして、
実態のない架空の住所に行っても会えないのと同様、
定位置にファイルを確実に置いておかないと、
必要なときにファイルを見つけることができません。
書類を綴ったファイルを閲覧するために、
定位置から一時的に取り出したとしても、
用が済んだら、必ず元の位置に戻すようにしてください。
以上、私が実践していた書類整理術について、説明しました。
当たり前のことしか言っていないような気もしますが、
以前の私はこの当たり前のことすら出来ていませんでした。
それほど奇抜なテクニックはなかったとは思いますが、
私は以上のような方法で書類整理ができるようになりました。
必要なときに必要な書類をパッと取り出すため、同僚からは感心されていました。
場所を決め、必ず元に戻すことを徹底していれば、散らかりようがないはずなのです。
整理整頓をして、書類探しにかかる無駄な時間を節約し、
残業せずにさっさと帰宅して、空いた時間はネットビジネスに取り組みましょう。
動画内では、より詳細かつ丁寧に解説していますので、
ぜひご覧になってくださいね。
