書類記入を求める際、記入見本を使用する 【 副業者の為の会社で残業しない方法とコツ 】

副業でネットビジネスに取り組む方が作業時間をとるためには、できるだけ残業をしないようにして時間を確保しなければなりません。

職種によりますが、お客に書類の記入を求めることの多い場合、記入見本を用意しておくと説明の手間が省け、仕事の効率化に役立ちます。

そこで、今回は副業者のための残業をしないための方法として、『書類記入を求める際、記入見本を使用する』ということについて、動画を用いて丁寧に解説していきたいと思います。

忙しい方は、動画下の倍速視聴方法をご覧ください。

YouTube動画を倍速再生する方法【動画解説】
YouTube動画を倍速再生する方法【画像解説】

仕事の内容にもよると思いますが、お客に対して、
何らか書類の記入を求めることがあると思います。

この記入してもらう時間というのが、
なかなかバカにならないものです。

お客のほうも、その書類の記入に普段から慣れていたら、
スラスラ書けるのでしょうが、多くの場合、あまり慣れていないため、
どこをどのように書いたら良いのかと尋ねられます。

その質問に対応するための手間と時間がなかなかバカになりません。

そこで、その手間と時間を少なくするために、
書類を記入してもらうに際して、
どこをどのように書けば良いかを示した記入見本を
作成しておけばよいのです。

「このとおりに記入してください。」と
記入見本を一緒に提示し、
それに基づいて申請書を記入してもらいます。

そして、その間は自分の仕事をしていればいいのです。
ただし、いくら記入見本を提示しても、
お客は何らかの質問をしたいことが多いと思います。

それにもかかわらず、
自分のデスクに引っ込んでどっぷり仕事をしてしまうと、
「聞きたいことがあるのに聞けない。
自分がいるのにほったらかしにしている。失礼な!」
とお客から不満を買うことになります。

そこで、私は
「何かご不明な点がありましたら、ご遠慮なくおたずねください。」
と申し添えた上で、相手のお客のそばで、
軽く目を通せば済むような書類び処理するようにしていました。

このようにすれば、顧客満足度を損なわずに、
自分の仕事の効率アップも図ることができます。

窓口で、申請書に記入してもらうことが多いような職場で、
まだ記入見本を導入していないのであれば、ひと手間かけて、
記入見本を作成しておくことによって、その後長きにわたって、
窓口対応にかかる労力や時間を削減することが出来ますので、
ご検討いただくと良いでしょう。

また、一年ごとの更新手続きなどの定期的な書類記入であれば、
あらかじめ対象者が分かっているわけです。

よって、あらかじめエクセルなどを使用して、
パソコンで記載内容を印字した書類を郵送あるいは窓口で渡すようにし、
お客には記載内容の確認や押印、署名などをしてもらうにとどめるようにすれば、
お客の手間も省け、そして、応対にかかる時間も大幅に短縮することができます。

それぞれの職場の職種、方針や考え方によって様々だとは思いますが、
ご自身で働いている職場でこのような手法と取られていない場合、
職場全体の効率アップに役立ちますので、提案してみてはいかがでしょうか?

そのようにして、仕事の効率が上がり、浮いた時間は
副業ネットビジネスに取り組み、夢の実現や収入アップのために使いましょう。

動画内では、より詳細かつ丁寧に解説していますので、
ぜひご覧になってくださいね。

公式メルマガ


コメントを残す

サブコンテンツ

このページの先頭へ